Kai įmonė nusprendžia sutvarkyti finansų apskaitą, pirmas techninis klausimas dažnai net ne apie funkcijas, o apie tai, kur programa „gyvens”. Debesyje, pasiekiama per naršyklę, ar įdiegta savame kompiuteryje bei serveryje? Nuo šio pasirinkimo priklauso ir kaina, ir patogumas, ir saugumas, todėl verta suprasti abiejų pusių logiką, o ne rinktis tiesiog tai, ką siūlo pirmas pasitaikęs tiekėjas.
Debesų sprendimas
Debesinė programa veikia tiekėjo serveriuose, o vartotojas prie jos jungiasi per internetą. Nereikia nieko diegti, atnaujinimai vyksta automatiškai, o duomenis galima pasiekti iš bet kurios vietos — iš biuro, namų ar telefono. Tai ypač patogu, kai su ta pačia sistema dirba keli žmonės ar buhalteris aptarnauja įmonę nuotoliniu būdu.
Silpnesnė vieta — priklausomybė nuo interneto ryšio ir pasitikėjimas tiekėju, kuris saugo duomenis. Jei ryšys nutrūksta, laikinai nutrūksta ir darbas.
Įdiegiama versija
Įdiegiama programa laikoma pačios įmonės technikoje. Duomenys lieka „namuose”, nepriklauso nuo išorinio ryšio, o įmonė pati kontroliuoja, kas ir kaip juos saugo. Tai vertina organizacijos, kurioms svarbi visiška duomenų kontrolė ar kurios dirba ten, kur internetas nestabilus.
Kaina už tokią kontrolę — daugiau rūpesčio. Reikia savo įrangos, atsarginių kopijų ir kažko, kas prižiūrėtų sistemą bei atnaujinimus.
Saugumas iš abiejų pusių
Dažnas mitas, kad debesyje duomenys mažiau saugūs nei savame serveryje. Realiai patikimi debesų tiekėjai investuoja į apsaugą kur kas daugiau, nei tai pajėgtų maža įmonė savo jėgomis. Kita vertus, įdiegta versija leidžia visiškai kontroliuoti, kur ir kaip laikomi duomenys, o tai kai kuriose srityse svarbu dėl reikalavimų. Abu keliai gali būti saugūs — svarbu ne tiek pats variantas, kiek tai, ar rimtai į saugumą žiūri konkretus tiekėjas ir pati įmonė.
Kam kuris tinka
Universalaus atsakymo nėra. Mažai, lanksčiai komandai dažnai patogesnis debesų variantas; įmonei su griežtais duomenų reikalavimais gali labiau tikti įdiegiama versija. Todėl klausimas, kokią apsaitos programą rinktis, iš esmės yra klausimas apie tai, kaip įmonė dirba kasdien, o ne vien apie technologiją.
Verta atsiminti, kad daugelis tiekėjų šiandien siūlo abu variantus, tad pasirinkimo nereikia daryti amžiams — svarbu, kad sprendimas atitiktų dabartinį įmonės etapą, o ne kažkokį įsivaizduojamą poreikį ateityje. Įmonei augant, prie šio klausimo visada galima grįžti.
Perėjimas nėra vien techninis žingsnis
Renkantis svarbu galvoti ne tik apie pačią programą, bet ir apie žmones, kuriems teks su ja dirbti. Net geriausias sprendimas kurį laiką kelia pasipriešinimą, nes sena tvarka pažįstama, o nauja reikalauja pastangų. Todėl verta iš anksto numatyti pereinamąjį laikotarpį ir aiškiai paskirstyti, kas atsako už duomenų perkėlimą bei komandos apmokymą. Skubotas perėjimas per naktį dažniausiai baigiasi sumaištimi, o ramus, suplanuotas — praeina beveik nepastebimai.
Į ką atkreipti dėmesį
Renkantis verta žiūrėti ne tik į vietą, kur laikomi duomenys, bet ir į kelis praktinius dalykus:
- kaip dažnai daromos atsarginės kopijos ir kas už jas atsako;
- ar sistema auga kartu su įmone, kai daugėja darbuotojų ir operacijų;
- kokia reali mėnesio ar metinė kaina, įskaičius priežiūrą;
- kaip greitai gaunama pagalba, kai kažkas neveikia.
Galutinis sprendimas neturėtų remtis vien tuo, kas madinga. Debesys nėra automatiškai geriau, o įdiegiama versija — automatiškai saugiau. Geriausias variantas tas, kuris tyliai dirba fone ir netrukdo įmonei užsiimti savo veikla, o ne kasdien primena apie save techninėmis problemomis.